成功專案管理的必知步驟

專案管理專業是一個管理學分支的學科 ，指在專案活動中運用專門的知識、技能、工具和方法，使專案能夠在有限資源限定條件下，實現或超過設定的需求和期望。專案管理是對一些與成功地達成一系列目標相關的活動(譬如任務)的整體。以下是本站小編分享給大家的關於成功專案管理的必知步驟，希望能給大家帶來幫助!

成功專案管理的必知步驟:

步驟1:認識贊助人和利害相關人

這聽起來好像很簡單，但是通常會被忽視。專案的贊助人和利害相關人是判斷你成功與否並被專案定型的人，而是很少只是一個人。需要理解他們對專案的期望和對他們對重要的問題。需要在早期決定哪位利害相關人在企業和政策中最重要，並取得他們的支援。不要天真—— 忽略公司的政策現實甚至會扼殺最好的專案。

步驟2:獲得管理高層的支援

專案管理中最困難的是鼓動那些不向你報告的人。在專案過程中，你可能必須克服官僚主義的障礙、克服部門經理的抵制，並從那些已經設定了自己工作重要等級的人們那兒取得協作。如果沒有公司高階管理層的支援，沒有人會認真對待你的專案，你就不得不持續逆流而行。要總是首先採用外交手法，但是如果這種方法失敗了，你就需要更強大的動力支援，——而沒有任何東西可以像從高階管理層來的一個友好的電話一樣的讓所有輪子運轉起來!

步驟3:目標清楚客觀可行

確保專案的目標是清晰可以完成的，而且在客觀上可以交付使用。人們通常會誇大專案的利益，並利用專案來保證更多的資金改善他們的狀況。但是設定不切實際的目標和專案時間表是很多專案失敗的主要原因。你需要對贊助者和利害相關人誠實的對待專案。每個人都想要更好、更低的成本。和你的贊助者一起設定切合實際的專案里程碑和具體專案階段。確保你的交付都是記錄在案的，這樣他們就不會不斷地變化、擴充套件或者經常改變了。

步驟4:擁有規劃流程

在專案管理中，高效的規劃就是一切。專案經理會犯的最大錯誤就是匆忙進行的規劃流程或者實施不是自己制定的計劃。面對一個專案你可能沒有拒絕或者堅持自己規劃的選擇，但是你需要了解其中的困難。如果你剛替換了一位專案經理，那你需要仔細檢查他的計劃，並根據需要做些調整。如果你的專案規劃是來自高階管理層的，你就必須謹慎的對變更進行協商。專案成功或者失敗的最終責任是你的。如果你有時間進行高效的規劃，你就可以少花點時間為彌補以後的漏洞，並找藉口向你的贊助人解釋了。

步驟5:建立方法

一旦你知道了你的專案是什麼，你就需要建立實施的最好方法。這就超越了制定專案管理實踐的範圍，而且包含你的IT專案的具體技術步驟：測試、實施、最佳實踐、報告問題、問題解決、沒按計劃實施等。如果沒有必要，就不要重新啟動輪子——在網上查詢現有的類似的專案的專案計劃、管理條目和技術出版物等的相關討論。聰明的經理從其他人的錯誤中學習。

步驟6:對你的能力要誠實

沒人對一切都在行。知道你的短處可以幫你通過增加能彌補你能力的人來完善你的團隊，彌補缺陷。做為專案經理，你的責任不是把一切都作好。你的責任是找人把事情做好。

步驟7:確保工作資源

在資金不足、人員不足和支援不夠的情況下，你需要確保你有時間來完成專案。很多IT專案都推給了已經有排滿工作的管理員。

步驟8:組成最好的團隊

我認為，80%的管理層都有合適的人員。做好這一點可以讓你的工作輕鬆很多。你需要擁有良好技術和人際關係的人員，他們可以很好的合作，而且只需要很少的監管。你應該給他們清晰的目標、工作的工具，然後放手讓他們自己做。

步驟9:儘早並經常溝通

溝通是個360度的流程。你需要把專案的狀況定期彙報給利害相關人和贊助人。你需要把你的時間安排和期望告知將會受到專案影響的業務單元和部門。而且你也需要定期和你的團隊成員溝通保證他們跟的上程序。這些溝通不必是正式的會議。你應該和團隊成員儘可能多的進行非正式的小型會議。你的隊員應該完全瞭解你的專案計劃、關鍵交付、專案轉折點和時間安排。而與利害相關人和贊助人的溝通要根據他們的要求儘可能多。

步驟10:確定清晰的量度

如果沒有清晰的目標和客觀量度標準，你就很難說清你的專案是不是失敗了，專案是不是得到改善了。避免誤導的比例和紅/黃/綠的色彩練習。需要量度的就是需要管理的。瞭解實際的數量和團隊中每個人的生產力。在資料庫中跟蹤查詢失敗的狀況和問題。提供反饋、設定期望值、測量改善度，並尋找通向成功的方法。

步驟11:把交付記在心中

如果在跑馬拉松的時候，在離終點線三米的地方停下了，那還不如根本就不跑呢。專案管理也是這樣。如果你忘記了你的交付和專案轉折，你的贊助人和利害相關人可能仍然認為你的專案失敗了，即使已經完成了90%了。在你前進的時候把你的專案交付放在眼前，而且在在每次完成交付的時候讓贊助人和利害相關人簽字。

步驟12:知道尋求幫助的恰當時機

如果你的專案失敗了，不要等到淪陷的時候才尋求幫助。如果失敗了，或者資源不夠，或者困難太多，就要對你的經歷、贊助人和利害相關人坦誠。沒有完成目標或者超過了最後期限與讓專案超出控制變成成本高昂的災難有很大的區別。

專案管理成功要素:

一、靈活應對專案，不要面面俱到

經濟環境不斷地發生著變化，傳統的專案管理方法不一定適合今天瞬息萬變的商業環境。瞬息萬變的商業環境需要專案經理靈活應對專案出現的問題並對專案發生的變化作出快速響應。拘泥於傳統的專案管理中的文件和流程會將你壓垮。

成功的專案經理作為專案的領袖，統領著專案的全域性發展。專案經理除了需要有靈活應對問題的能力，更重要的是要集中精力管理重要性的專案目標。不應面面俱到，要在眾多的專案管理要點上權衡，抓住要點。

二、與時俱進，不斷提高專案管理能力

專案經理作為一個專案活動的總規劃師，有必要的話要時刻要求專案在計劃、技術等方面與時俱進。

現實世界中，計劃總是隨著變化而變化，變化也改變著計劃中任務的優先順序。因此，計劃，修改計劃，再計劃。當然了，無論怎麼變化，專案計劃必須保持詳細，有條理，而且是多方參與完成的。

技術為滿足不斷變化的使用者需求，總是在不斷髮展。同樣，專案管理的方法論也需要和業務、技術與時俱進。

三、溝通很重要

專案方方面面加強溝通是至關重要的。保持一個開放的專案溝通機制，鼓勵所有成員發表意見和建議。這樣減少了反饋週期，從而降低出錯風險，節省時間和金錢。

四、分佈專案交付物、嚴格控制專案風險

有如爬山需要一步步往上爬一樣，專案目標也不可能一蹴而就。專案的任務要一步一步來，每一步都要嚴格按照專案流程進行審查和批准，確保專案朝好的方向發展。這就要求專案經理在做計劃的時候就要制定專案的里程碑，確定專案交付物的給付是什麼，該什麼時候交等等。

如控制交付物一樣，專案經理對風險同樣需要嚴格把控。專案經理可以指派專人來監控專案的潛在風險。並鼓勵專案組成員發現風險後第一時間上報，共同去解決這些風險，減低甚至避免風險給專案造成的損失。

五、專案管理資訊化、嚴格把控專案時間、成本和質量

專案管理方法的風靡，專案管理軟體應運而生，國內也產生了一大批優秀的專案管理軟體供應商。如8thManage的專案管理軟體，美國理念，本土研發，就非常適合中國企業專案管理的需要。藉助專案管理軟體，嚴格把控專案時間、專案成本和專案質量，提高專案管理的效率和專案的成功率。一個成功的專案經理，學會藉助專案管理工具提高專案管理的效率是必須的。